企业进行体系认证可按以下步骤进行:
一、选择正规认证机构
企业应选择具有权威性和公信力的认证机构,如国际知名的认证机构或国家认可的认证机构。在选择认证机构时,可以从以下几个方面进行考虑:
看认证资质:认证机构必须首先得到国家认监委的批准证书,且其资质应为有效状态,同时要具体看其被批准的认证类别及认证领域范围。这些信息都可以在国家认监委网站上公开查询,还要关注认证机构是否有违法 / 被处罚信息,或自身经营状况如何。
看认证机构的品牌、技术实力、专业能力:拥有强大品牌影响力的认证机构往往专业人员配备齐全、技术实力和专业能力强大,服务网络完善。选择有一定实力的品牌认证机构,其认证证书公信力强,可带来正面的宣传效果,同时可降低企业进行认证所带来的风险与损失。
查询认证公司的经营状况:查询认证公司的经营时间,是否有正规的办公场所,审核专家的人员配置,以及成立以来的发证数量是否稳步增长。还可以在认监委官网对认证查询是否有不良记录,是否有违规行为,尤其是在随机抽查中是否为风险机构。
看认证费用:要相信一分钱一分货,不能谁价格低就选谁,低价格的认证会严重影响认证的有效性和公信力。国家相关部门对管理体系认证规定有基础价格,品牌、信誉、质量、服务才是最重要的。
认证证书要公开可查:由合法认证机构出具的认证证书都能在国家认监网站上公开查询到且证书为有效状态,带 CNAS 标识的可在 CNAS 网站上查询且显示为有效状态。如果查询不到或显示处于暂停 / 失效 / 撤销状态等相关的认证信息,其证书就是无效的。
二、提交申请
企业确定认证机构后,向其提交认证申请,并提供相关的企业信息和管理体系文档。
三、配合认证审核实施
审核前奏:提供公司的营业执照复印件、公司的工艺流程图、生产流程图等;制定质量手册、程序文件、作业指导书和检验规范及与产线密切等相关的记录表单;提供给认证机构对应的一二阶文件。
审核方法、思路:现场询问、观察,了解作业流程;查阅文件清单、调阅相关文件,并结合现场审核综合评价;查程序规定、抽查几份文件看执行情况;询问高层管理者,各层面员工抽查、了解。
现场审核要点:
组织 QMS 覆盖范围和过程是否有缺失。
QMS 是否建立、实施、保持和改进。
范围是否明确,删减是否有说明,并充分、可信。
在组织的相关职能和层次上是否已建立质量目标。
组织各个部门、各级人员职责、权限及其相互关系是否确定并予以沟通。
是否在员工中得到贯彻执行。
四、对不符合项进行整改
整改基本要求:
原因分析:找出问题产生的原由,可能的原因有资源配备问题、职责不清、管理方法不当、工艺技术问题、文件规定有问题、责任心不强,未按文件执行、操作出现问题、培训效果不佳等。
纠正:为消除已发现的不合格所采取的措施。
纠正措施 / 预防措施:根据分析的不合格原因,确定并实施纠正措施,同时举一反三检查相关活动、区域、人员、文件制度、部门是否还存在类似的问题,一并整改。
评审纠正措施的有效性:对纠正措施的计划和实施的有效性应予以评审,以决定是否需要采取进一步的纠正措施。
证实性材料:企业整改完成后,附上相对应的证实性资料,比如新补充的文件制度、修改后文件、培训记录、调整后的运行记录、照片等。
五、获得认证证书后接受后续监督
企业获得认证证书后,要接受认证机构的定期监督审核,确保体系持续有效运行。不进行年审的企业,超过上次审核 12 个月的,证书将会被暂停使用。暂停期满 3 个月,证书自动撤销失效。企业应牢记按规定参加年审审核以保持证书的有效性。各职能部门常见的审查点有:
供应部门:合格供方名册、合格供方评定过程记录、供方业绩考评记录等。
生产部门:设备管理方面如设备台帐、保养周期检定计划及记录、设备购置及验收过程记录、特殊工序的监控记录(含设备、人员资质认定)。
技术部门:设计开发过程记录、技术文件管理记录、特殊工序确认记录。
品质部门:管理评审记录、内审记录、不合格品控制记录、监视测量装置管理记录、检验试验记录、质量方针目标的建立、分解、实施及诊断记录。
人力资源:人员培训、资质实施及验证记录。
市场营销类:顾客相关过程。重点审查的将是客户要求确认、内部评审过程及记录,如合同评审表、客户满意度测量记录等。