末次会议确实是正式审核结束后的一个重要总结环节，它标志着整个审核过程的完成，并为受审方提供了一个了解审核结果的机会。这个会议对于确保透明度、沟通审核发现以及讨论后续步骤至关重要。以下是末次会议的主要内容和目的：
1. 回顾审核过程
确认审核范围：首先重申审核的目的、范围及准则，确保所有参与者对审核的基本框架有清晰的理解。
概述审核活动：简要介绍在整个审核过程中进行的主要活动，包括文件审查、现场观察、访谈等，以展示审核工作的全面性和系统性。
2. 通报审核发现
正面反馈：指出在审核中发现的组织或部门做得好的地方，认可其努力和成就，这有助于增强员工的信心和积极性。
不符合项报告：详细说明识别出的所有不符合项（Nonconformities），包括具体的事实依据和违反的标准条款。通常会分为轻微不符合（Minor Nonconformity）和严重不符合（Major Nonconformity）两类。
改进建议：基于审核发现提出建设性的改进建议，帮助受审方理解如何纠正现有的问题并防止未来类似情况的发生。
3. 讨论纠正措施
制定纠正计划：与受审方共同商讨针对不符合项的纠正措施，确定责任人、时间表及相关资源需求。
验证方法：明确后续如何验证这些纠正措施的有效性，可能涉及再次访问、提交书面证据或其他形式的跟踪检查。
4. 传达最终结论
初步审核结论：根据审核团队的专业判断给出初步结论，但这通常不是最终决定，特别是对于认证审核而言，还需要经过更高级别的评审才能做出最终认证决定。
下一步行动指南：告知受审方接下来需要采取的具体步骤，如提交纠正措施计划、准备下次审核等。
5. 回答疑问与澄清
开放提问：给受审方一个机会来提问或表达任何疑问，确保他们完全理解审核的结果及其含义。
澄清误解：如果存在任何误解或争议点，在此阶段应予以澄清，保证信息传递的准确性和一致性。
6. 感谢参与人员
表达感激之情：感谢所有参与审核过程的人员，包括受审方提供的支持和合作，这对于建立良好的工作关系非常重要。
鼓励持续改进：强调持续改进的重要性，鼓励受审方将审核视为一个学习和成长的机会，而非单纯的合规检查。
通过举行末次会议，不仅可以确保审核结果得到充分传达，还能促进双方之间的有效沟通，增强信任感。此外，这也是一个激励受审方积极改进的机会，有助于推动组织内部的质量管理体系建设向着更高水平发展。