在质量管理体系、环境管理体系以及职业健康安全管理体系的完整运行过程中,初次审核、监督审核和再认证审核这三个关键的外部审核节点,就如同精密仪器中的重要零件,各自发挥着不可或缺的作用。那么,同样作为外部审核,它们之间究竟存在着哪些区别呢?
初次审核:体系建立的全面体检
初次审核,是企业在开始建立体系后迎来的首次外部审核,它就像是一场全面的体检,分为一阶段和二阶段,对整个体系进行细致审查。
在第一阶段,审核人员会仔细审查体系文件,同时深入企业运作场所和现场,了解具体情况。这一步的目的是确定企业是否为第二阶段审核做好了充分准备。到了第二阶段,审核人员会重点评价客户管理体系的实施情况,包括其有效性。而且,第二阶段审核必须在客户的现场进行。审核组会对一、二阶段收集到的所有信息和证据进行综合分析,评审审核发现,并就最终的审核结论达成一致。
监督审核:定期的健康监测
监督审核,是认证机构对获证客户管理体系的定期 “健康监测”。认证机构会定期对获证客户管理体系范围内有代表性的区域和职能进行监视,同时考虑客户及其管理体系的变更情况。
监督审核通常是现场审核,但不一定会对整个体系进行全面审查。它会与其他监督活动一起进行策划,目的是让认证机构对获证管理体系在认证周期内持续满足要求保持信任。在证书的有效期内,一般会定期进行两次监督审核。第一次监审日期从初审完成日开始计算,通常在 9 - 12 个月进行;第二次监审则在前次监审完成日之后的 9 - 12 个月完成。需要特别注意的是,每次监审的时间间隔不能超过 12 个月,否则证书将面临暂停处置。
再认证审核:体系持续有效的确认
再认证审核,主要是为了确认管理体系作为一个整体的持续符合性与有效性,以及与认证范围的持续相关性和适宜性,以此评价获证客户是否持续满足相关管理体系标准或其他规范性文件的所有要求。
管理体系初审证书的有效期为三年,获证组织需要在有效期满前三个月内提出再确认(换证)申请。并且,要确保再认证的所有活动及换发证书在前一轮三年有效期内完成。如果获证组织有特殊情况,经书面申请并与相关机构协商,可适当延后再认证审核的日期,但仍需保证在证书有效期内完成再认证,否则将一律按初审安排。
了解这三种审核的区别,对于企业维护和完善管理体系至关重要,能够帮助企业更好地应对审核,提升自身的管理水平和竞争力。